クラウド会計ソフトを便利・効率的に使いたいならやってはいけない3つのこと&解決策




クラウド会計ソフトは、上手く使えば、効率的に経理をすることができます。

…あくまでも、「上手く使えば」です。

上手く使えなかった場合、つまりやってはいけないことをやってしまうと、
従来型の会計ソフトより非効率になってしまいます。

具体的には、以下の3点はやってはいけません。

(クラウド会計ソフトを使っているフリーランス・法人とそれなりに関わってきましたが、やってしまっている方が結構多い印象です)

①:手入力

一番やってはいけないのは、手入力。

クラウド会計ソフトは、ネットバンクやクレジットカード等を同期して自動化するからこそ、便利になります。
そもそも手入力しやすいようには設計されていません(たぶん)。
手入力に関しては操作性悪すぎますし。

手入力するのであれば、従来型の会計ソフトや、Excelのほうが効率的です。

銀行は全部ネットバンキング、経費は全部クレジットカード

まず大前提として、銀行口座は全てネットバンク、経費の支払いは全てクレジットカードにしましょう。

入力作業の大部分は、銀行口座の入出金明細と、経費のレシート・領収書の入力です。
ここが自動化されていれば、作業にかかる時間は、一気に短縮できます。

ここが自動化されていなければ…、従来型の会計ソフト、例えば弥生会計などで手入力するのであればまだいいのですが、
クラウド会計ソフトで手入力するとなると、地獄です。

同期できないものは、使わない

同時に、同期できないものはできるだけ使わない、ということも大切です。

freeeやマネーフォワードクラウドは、たいていのWebサービスに対応してはいるのですが、
あまりにローカルなサービスだと、対応していなかったりもします。

同期できるもの・できないものがある場合、特別な理由がない限り、同期できるものを選びましょう。

 

逆に、サービス側がWebに対応しておらず、そもそも同期できないというケースもあります。



先日、お客様に「なぜこのカードの明細は手入力しているんですか?」と聞いてみたところ、
「お付き合いのある地方銀行が発行しているカードで、Web明細がないんですよね…」と仰っていました。

こういうケースは仕方ないかな、と。
実務上の都合や経営戦略を優先させるべきですので。

手入力をせざるを得ない場合:レシートは、OCR(スキャナ)機能を使う

そうはいっても、仕方なく手入力せざるを得ない場合もあります。
印紙とかはがきとか駐輪場とかは、クレジットカード使えませんし。

その手の現金で払ったレシートは、現状、OCR読み取り機能を使うしかないかなと。
スマホで写真を撮ってアップロードしていきます。

freeeであれば、iOSのfreeeアプリの標準機能です。
マネーフォワードであれば、マネーフォワードクラウド経費。

これは先日、コンビニではがきを買った時のレシートです。
スマホアプリで写真を撮ると、こんな感じになります。

金額・勘定科目が自動的に入力されています。

プライベートで行った吉野家のレシートも、試しに読み取ってみました。

日付・勘定科目・金額、それぞれきっちり自動入力されています。
これなら摘要だけ適当に書くだけなので、まぁ耐えられるレベルです。

ちょっと前までは精度が悪くて使い物にならなかったのですが、
今のレベルであれば使っても良い気はしています。

(慣れてる人であれば、それでも「他のソフトで手入力したほうが速いよ」と思うでしょうが)

手入力をせざるを得ない場合:仕訳辞書等でテンプレ化する

レシート以外でも、手入力せざるを得ない場合もあるでしょう。
そういったケースは、仕訳辞書機能などを活用してテンプレ化するしかないかなと。

freeeであれば、[設定]→[振替伝票テンプレートの設定]で仕訳パターンを登録し、

[決算](個人事業主の場合は[確定申告])→[振替伝票]→[振替伝票テンプレート]から呼び出します。


サービスメニュー
遠方の場合でも、ビデオ通話+PC画面共有などで対応しております。 【サービスメニュー】 【その他】

 

マネーフォワードクラウドの場合は、左側メニューバーの[各種設定]→[仕訳辞書]→[新規作成]から、登録していき、

ak

呼び出す際は、[手動で仕訳]→[振替伝票]からです。

これをやる前に、やはり自動化やインポートできないかどうか考えるのが先です。
請求書ツールであればboardやmisocaなどを活用するとか、csvやExcelデータでまとめられないかとか。

②:間違えた仕訳の修正

手入力以上に面倒臭いのが、修正。
クラウド会計ソフトは、修正には向いていません。

ネットを介しているので、何か1つ操作をするたびにリロードがかかってストレスですし、
他のサービスと連携している仕訳や、複合仕訳(複数行の仕訳)は修正に制限がかかったりと、とてもやりにくいのです。

特にfreeeだと地獄です。。

自動仕訳ルールの運用を徹底する

クラウド会計ソフトは、自動化のルール設定が肝です。

特に、自動仕訳ルールの設定。
ここさえしっかりとルール付けがされていれば、修正はそれほど発生しません。

特に気を付けておきたいのが、以下の4つ。

  • 勘定科目
  • 補助科目(タグ)
  • 消費税の区分
  • 完全一致or部分一致

 

この4点がバッチリなら、金額範囲や重要度などで振り分け、さらに細かくルール設定していきます。

 

忘れがちなのが、補助科目(タグ)の設定。
補助科目の設定を忘れていて、後から集計→修正するときなんて涙目です…。

freeeでタグを使う場合は特に注意です。

[取引先][品目]がごちゃごちゃになったり、
[入野拓実税理士事務所][入野拓実][税理士]と、同一人物のタグを3つも作ってしまっていたりするので。

こうなってしまうと、もうカオスです…。

労務freeeから給与の仕訳を連携する場合、相手勘定にタグ設定できなかったり等、よくわからない仕様も多いですし。

 

消費税の区分もその都度しっかり設定しておきましょう。
後からポチポチ修正するなんて地獄です。

③:帳簿チェック

一通りデータをまとめた後は、チェックをするわけですが、
それもクラウド会計ソフトでやってはいけません。

クラウド会計ソフトの推移表や試算表で1つ1つチェックしても、
見にくいですし、やっぱり操作性が悪く・読み込み時間がかかるので、面倒です。

(総勘定元帳のPDFをダウンロードしてチェック、というのはまだアリかな、と思いますが)

Excelでチェック

個人的には、総勘定元帳のcsvデータをダウンロードし、Excelでチェックするのが一番マシかなと。

僕はExcelはそれほど得意ではないのですが、
それでもクラウド会計ソフトでやるよりはマシです。

 

マネーフォワードクラウドでもfreeeでも、メニューから[総勘定元帳]を開くと、
画面左上に[エクスポート]という箇所があるので、そこから[CSV]を選択し、ダウンロードします。

Excelで開くとこんな感じの画面です。

全ての仕訳が一覧になっているわけです。

それを、[Ctrl+A]で全選択→[Ctrl+T]でテーブル化し、勘定科目で絞り込むなどして、チェックしています。


[編集後記]

昨日は、クライアントと月次打ち合わせ。
毎月、数字を見せていただくのが楽しみな会社さんです。

娘のトイトレ、一歩前進。

この記事を書いた人 入野 拓実
独立3年目の30歳。自称「とっつきやすい系税理士」
『得意分野⇒フリーランスの法人化/中小企業の経営分析/自力申告サポート/独立起業支援』
ブログは平日毎日更新。遠方・スポットにも対応。セミナー自主開催。
1989.3.6生まれ。妻・娘(3歳)と3人暮らし。
エンジョイゲーマー・音楽オタク。基本カジュアル。
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ABOUTこの記事をかいた人

音楽オタクで一児のパパな30歳の税理士。 遠方の方やスポットのご相談にも対応しています。 得意分野 → 法人成り・財務分析・残るお金を最大化するためのアドバイス。 ブログは平日毎日更新、フリーランスや社長向けの財務・経理や、自分のワークスタイルについて書いています。