領収書(レシート)がない場合の経費は、Excelか伝票に記録しておく




領収書やレシート、請求書などは、経費としてお金を払った証拠書類という役割があり、保管する必要があるものです。

ただ、お金を払っているのに領収書が出ない取引も存在します。

そういったケースで経費にするためにやっておくべきことをまとめてみました。

 

領収書がない=経費にできない、ではない

経費計上するものは、お金を払うわけですから、基本的に領収書や請求書などの書類が残っています。

しかし、

  • 香典
  • 交通費
  • 割り勘
  • 貰い忘れた、なくした

などの場合には、実際に払っているのに領収書がない、ということが起こります。

領収書がない=経費にできない、というわけではありません。

実際に経費として払っているのですから、それは当然経費として計上すべきです。

領収書がないモノを経費として計上する場合には、支払った記録を残しておくようにしましょう。

 

出金伝票を書く

ここからは、支払った記録を残す方法についてです。

昔ながらのやり方として、伝票を書く、という方法があります。

実際に僕が書いたものが以下のもので、
  1. 今年の3/19に
  2. A様(クライアント)と
  3. 恵比寿の飲食店で
  4. 打ち合わせをして
  5. 3,450円払った

ということが書かれています。


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(悪筆ですみません。。)

 

伝票を書く際には、



  1. 日付
  2. 支払先
  3. 内容
  4. 金額

を記録しておくようにしましょう。

普段もらうレシートや領収書にも、これらのことが書いてあります。

 

Excelでまとめておく

手書きよりデータに慣れている方であれば、Excelで入力しておいたほうが楽です。

伝票と同じように、

  1. 日付
  2. 支払先
  3. 内容
  4. 金額

を記録しておくようにしましょう。

サンプルダウンロード:経費データExcel

Excelでまとめておくメリットとしては、会計ソフトにそのままインポートすることができるところです。

 

とはいえ、やっぱり領収書やレシートがあるのが基本

領収書などは支払の証拠となるものですから、やはりキチンと残しておきたいものです。

香典やご祝儀なら、結婚式の招待状などが残っているでしょうし、飲食代ならそのお客様と関与しているという事実が、客観的な証拠になります。

たまたま1枚だけ紛失してしまった、とか、香典のように社会通念として領収書が出ない場合は問題ないでしょう。

しかし、領収書のない取引が、あまりに頻繁だったり、多額だったりすると、税務署も疑うはずですし、そもそも消費税的に問題があったりします。

領収書がない=経費にできない、ではありませんが、領収書の管理をしっかりしておくのがベストです(特に金額が万単位のものについては、必ず)。

 

この記事を書いた人 入野 拓実
独立3年目の30歳。自称「とっつきやすい系税理士」
『得意分野⇒フリーランスの法人化/中小企業の経営分析/自力申告サポート/独立起業支援』
ブログは平日毎日更新。遠方・スポットにも対応。セミナー自主開催。
1989.3.6生まれ。妻・娘(3歳)と3人暮らし。
エンジョイゲーマー・音楽オタク。基本カジュアル。
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ABOUTこの記事をかいた人

音楽オタクで一児のパパな30歳の税理士。 遠方の方やスポットのご相談にも対応しています。 得意分野 → 法人成り・財務分析・残るお金を最大化するためのアドバイス。 ブログは平日毎日更新、フリーランスや社長向けの財務・経理や、自分のワークスタイルについて書いています。