領収書(レシート)がない場合の経費は、Excelか伝票に記録しておく




領収書やレシート、請求書などは、経費としてお金を払った証拠書類という役割があり、保管する必要があるものです。

ただ、お金を払っているのに領収書が出ない取引も存在します。

そういったケースで経費にするためにやっておくべきことをまとめてみました。

 

領収書がない=経費にできない、ではない

経費計上するものは、お金を払うわけですから、基本的に領収書や請求書などの書類が残っています。

しかし、

  • 香典
  • 交通費
  • 割り勘
  • 貰い忘れた、なくした

などの場合には、実際に払っているのに領収書がない、ということが起こります。

領収書がない=経費にできない、というわけではありません。

実際に経費として払っているのですから、それは当然経費として計上すべきです。

領収書がないモノを経費として計上する場合には、支払った記録を残しておくようにしましょう。

 

出金伝票を書く

ここからは、支払った記録を残す方法についてです。

昔ながらのやり方として、伝票を書く、という方法があります。

実際に僕が書いたものが以下のもので、
  1. 今年の3/19に
  2. A様(クライアント)と
  3. 恵比寿の飲食店で
  4. 打ち合わせをして
  5. 3,450円払った

ということが書かれています。


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(悪筆ですみません。。)

 

伝票を書く際には、


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  1. 日付
  2. 支払先
  3. 内容
  4. 金額

を記録しておくようにしましょう。

普段もらうレシートや領収書にも、これらのことが書いてあります。

 

Excelでまとめておく

手書きよりデータに慣れている方であれば、Excelで入力しておいたほうが楽です。

伝票と同じように、

  1. 日付
  2. 支払先
  3. 内容
  4. 金額

を記録しておくようにしましょう。

サンプルダウンロード:経費データExcel

Excelでまとめておくメリットとしては、会計ソフトにそのままインポートすることができるところです。

 

とはいえ、やっぱり領収書やレシートがあるのが基本

領収書などは支払の証拠となるものですから、やはりキチンと残しておきたいものです。

香典やご祝儀なら、結婚式の招待状などが残っているでしょうし、飲食代ならそのお客様と関与しているという事実が、客観的な証拠になります。

たまたま1枚だけ紛失してしまった、とか、香典のように社会通念として領収書が出ない場合は問題ないでしょう。

しかし、領収書のない取引が、あまりに頻繁だったり、多額だったりすると、税務署も疑うはずですし、そもそも消費税的に問題があったりします。

領収書がない=経費にできない、ではありませんが、領収書の管理をしっかりしておくのがベストです(特に金額が万単位のものについては、必ず)。

 

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この記事を書いた人 入野 拓実
独立4年目の31歳。自称「とっつきやすい系税理士」
中小企業やフリーランスの税務顧問、相続税申告のほかに、
自力申告・独立支援・法人化などのコンサルティング業務を行っています。
各種セミナー、執筆実績多数。
1989.3.6生まれ。妻・娘と3人暮らし。
スーツよりセットアップ派。
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