中小企業の社長にお願い。経理部員と事務員にマルチディスプレイを導入してあげて下さい。




今回は、中小企業の経理・事務の現場からの悲痛な叫びを代弁したいと思います。

マルチディスプレイの導入で作業効率は大幅アップする

この記事でとにかく一番訴えたいのが、全員にマルチディスプレイを導入してあげてほしい、ということです。

マルチディスプレイとは、その名の通り、1台のPCで複数のモニターを使える環境のことです。

  • 資料を参照しながらメールを打つ
  • ネットで調べ物をしながら作業を進める
  • 資料を参照しながら会計ソフトを入力する

といったことができるようになります。

モニターが1つだけの場合、その都度表示を切り替えなければならず、コピペするのも一苦労です。。

1画面は、本一冊分の大きさの机で勉強しているようなものです。

テキストの要点をノートにまとめたい!と思っても、テキストを開くために、ノートを一度片づければいけません。

そしてテキストの内容を把握したら、テキストを片づけてまたノートを開く…めちゃくちゃ非効率です。。

 

一度使ってみればわかりますが、マルチディスプレイは作業効率を大きく向上させます。

1PC1モニターが普通という感覚は古く、趣味・自宅用のPCでも2画面を使う方が増えてきています。

「2画面が普通、場合によっては3画面」くらいの感覚で良いでしょう。

 

ゲーマーやデザイナー、イラストレーターなどは、10万超のモニターを使っている方も多いですが、一般的なデスクワークにおいては安価なモニターで十分です。

とにかく、2画面使える、ということが大切なので。

サイズとしては、21インチ~27インチあたりが一般的だと思います。

27インチでも2万円強です。

画面も小さく解像度が低いですし、ワイドですらありません。。

ただ、これでも2画面は2画面です。モニター自体は本当に何だって構わないのです。

(さすがにそろそろ買い替えようとは思っていますが)

 

机が狭くて2画面置けないといった場合や、モニターの位置を自由に変えたいといった場合、モニターアームを使えば解決します。


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PC本体はミドルスペックあれば十分

PC本体も、高価なハイスペックPCは必要ありません。グラフィックボードも良い電源も不要です。

ただ、モニターとは違い、安すぎるものはNGです。デスクトップPCならモニター抜きで10万弱の価格帯のモデルであれば大丈夫でしょう。

あまりに安価なPCだと、動作が遅く、作業効率が悪化します。

CPU

Intel Core i7は不要です。i3程度のCPUでも十分です。

Celeronなどの廉価モデルは避けたほうが良いです。

メモリ

8GBあれば十分です。

HDDよりSSD

SSDはHDDに比べて、

  • 少しお高め
  • 読み込み速度が圧倒的に早い
  • 容量が少ない

といった特徴があります。

SSDだと起動が10秒ですし、動作もサクサクです。

128GB、256GB程度の容量のものが多いので、容量不足が不安かもしれませんが、動画や画像を中心に扱うならともかく、一般的なデスクワークなら問題ないでしょう。

Dropboxなどのストレージサービスや、外付けHDDを使うなどといった工夫は必要になる場合もありますが。

 

ネット・ITに対する根拠のない思い込みを無くす

ネット・ITに対するネガティヴな思い込みから、現場が停滞してしまっているケースを多く見ます。

  • セキュリティが不安
  • 紙のほうが信用性がある
  • PCなんて安物で良い

といったようなものです。

ITは日々進歩して、どんどん効率的に作業ができるようになっています。

「今までずっとこれでやってきたから」「変えるほうが手間がかかる」と言わず、少しでも、現場の声を聞いてあげてほしいのです。

(声をあげられないケースが多いんだなと感じたので、この記事を書いたわけですが)

 

その他、効率化になり得るもの

裏紙を使わない

裏紙は確かに1枚当たり0.5円程度を節約できますが、それ以上に生産性の低下による損失のほうが大きいです。

僕は裏紙を一切使いません。

以前記事を書きましたので、読んでいただけたら。

 

FAXを使わない

今の時代、あえてFAXを使う理由は皆無です。

これも以前記事を書いています。

 

メッセンジャー(チャット)アプリの活用

広い社内で、誰かに何かを伝えるために、わざわざ移動するのって大変そう…と見ていて感じることがあります。

席を外していたりすると二度手間になりますし、話しかけられたほうは集中力が途切れますし。

その点、チャットを使えば、好きな時に送って、好きな時にレスポンスを返すことができます。

昔ながらのメッセンジャーソフトでもいいですし、Chatworkでも、最近だとSlackでももちろんいいでしょう。

 

googleカレンダーの活用

昔勤めていた税理士法人の朝礼で、「所長のスケジュールを全員で復唱する」というものがありました。。

所長の手帳に書いてあるスケジュールを朝礼進行役が読み上げる→全員がメモる、というものです。

毎日、1週間先までのスケジュールを確認していました(今考えても謎儀式…)

所長がGoogleカレンダーにスケジュールを追加しておくだけで、全員が共有できるのにな…と当時は思っていました。

複数人で確認すべきスケジュールは、Googleカレンダーを使って管理するのがオススメです。

 

紙は紙、データはデータ

紙は紙だから意味があり、データはデータだから意味があると思っています。

  • 紙のものをデータとして入力する
  • データのものを紙として出力する

といった行為は、無駄な場合が多いので、極力避けて頂きたいのです。

例えば、

  1. 日報を紙に書き
  2. スキャンしてメールに添付して報告
  3. 紙はファイルに綴じる

というのは完全に無駄な行為です。

この場合、最初からデータで作ってメールで送るか、最初から紙に書いて綴じておくの二択です。

…これも、僕が昔とある職場でやらされていたことなのですが。

改善を訴えたのですが、「今までこれでやってきたから」「変えるほうが手間がかかる」と一蹴されました。

 

この記事を書いた人 入野 拓実
独立3年目の30歳。自称「とっつきやすい系税理士」
『得意分野⇒フリーランスの法人化/中小企業の経営分析/自力申告サポート/独立起業支援』
ブログは平日毎日更新。遠方・スポットにも対応。セミナー自主開催。
1989.3.6生まれ。妻・娘(3歳)と3人暮らし。
エンジョイゲーマー・音楽オタク。基本カジュアル。
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ABOUTこの記事をかいた人

音楽オタクで一児のパパな30歳の税理士。 遠方の方やスポットのご相談にも対応しています。 得意分野 → 法人成り・財務分析・残るお金を最大化するためのアドバイス。 ブログは平日毎日更新、フリーランスや社長向けの財務・経理や、自分のワークスタイルについて書いています。