今回は、中小企業の経理・事務の現場からの悲痛な叫びを代弁したいと思います。
マルチディスプレイの導入で作業効率は大幅アップする
この記事でとにかく一番訴えたいのが、全員にマルチディスプレイを導入してあげてほしい、ということです。
マルチディスプレイとは、その名の通り、1台のPCで複数のモニターを使える環境のことです。
- 資料を参照しながらメールを打つ
- ネットで調べ物をしながら作業を進める
- 資料を参照しながら会計ソフトを入力する
といったことができるようになります。
モニターが1つだけの場合、その都度表示を切り替えなければならず、コピペするのも一苦労です。。
1画面は、本一冊分の大きさの机で勉強しているようなものです。
テキストの要点をノートにまとめたい！と思っても、テキストを開くために、ノートを一度片づければいけません。
そしてテキストの内容を把握したら、テキストを片づけてまたノートを開く…めちゃくちゃ非効率です。。
一度使ってみればわかりますが、マルチディスプレイは作業効率を大きく向上させます。
1PC1モニターが普通という感覚は古く、趣味・自宅用のPCでも2画面を使う方が増えてきています。
「2画面が普通、場合によっては3画面」くらいの感覚で良いでしょう。
ゲーマーやデザイナー、イラストレーターなどは、10万超のモニターを使っている方も多いですが、一般的なデスクワークにおいては安価なモニターで十分です。
とにかく、2画面使える、ということが大切なので。
サイズとしては、21インチ～27インチあたりが一般的だと思います。
27インチでも2万円強です。
画面も小さく解像度が低いですし、ワイドですらありません。。
ただ、これでも2画面は2画面です。モニター自体は本当に何だって構わないのです。
（さすがにそろそろ買い替えようとは思っていますが）
机が狭くて2画面置けないといった場合や、モニターの位置を自由に変えたいといった場合、モニターアームを使えば解決します。
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PC本体はミドルスペックあれば十分
PC本体も、高価なハイスペックPCは必要ありません。グラフィックボードも良い電源も不要です。
ただ、モニターとは違い、安すぎるものはNGです。デスクトップＰＣならモニター抜きで10万弱の価格帯のモデルであれば大丈夫でしょう。
あまりに安価なPCだと、動作が遅く、作業効率が悪化します。
CPU
Intel Core i7は不要です。i3程度のCPUでも十分です。
Celeronなどの廉価モデルは避けたほうが良いです。
メモリ
8GBあれば十分です。
HDDよりSSD
SSDはHDDに比べて、
- 少しお高め
- 読み込み速度が圧倒的に早い
- 容量が少ない
といった特徴があります。
SSDだと起動が10秒ですし、動作もサクサクです。
128GB、256GB程度の容量のものが多いので、容量不足が不安かもしれませんが、動画や画像を中心に扱うならともかく、一般的なデスクワークなら問題ないでしょう。
Dropboxなどのストレージサービスや、外付けHDDを使うなどといった工夫は必要になる場合もありますが。
ネット・ITに対する根拠のない思い込みを無くす
ネット・ITに対するネガティヴな思い込みから、現場が停滞してしまっているケースを多く見ます。
- セキュリティが不安
- 紙のほうが信用性がある
- PCなんて安物で良い
といったようなものです。
ITは日々進歩して、どんどん効率的に作業ができるようになっています。
「今までずっとこれでやってきたから」「変えるほうが手間がかかる」と言わず、少しでも、現場の声を聞いてあげてほしいのです。
（声をあげられないケースが多いんだなと感じたので、この記事を書いたわけですが）
その他、効率化になり得るもの
裏紙を使わない
裏紙は確かに1枚当たり0.5円程度を節約できますが、それ以上に生産性の低下による損失のほうが大きいです。
僕は裏紙を一切使いません。
以前記事を書きましたので、読んでいただけたら。
FAXを使わない
今の時代、あえてFAXを使う理由は皆無です。
これも以前記事を書いています。
メッセンジャー（チャット）アプリの活用
広い社内で、誰かに何かを伝えるために、わざわざ移動するのって大変そう…と見ていて感じることがあります。
席を外していたりすると二度手間になりますし、話しかけられたほうは集中力が途切れますし。
その点、チャットを使えば、好きな時に送って、好きな時にレスポンスを返すことができます。
昔ながらのメッセンジャーソフトでもいいですし、Chatworkでも、最近だとSlackでももちろんいいでしょう。
googleカレンダーの活用
昔勤めていた税理士法人の朝礼で、「所長のスケジュールを全員で復唱する」というものがありました。。
所長の手帳に書いてあるスケジュールを朝礼進行役が読み上げる→全員がメモる、というものです。
毎日、1週間先までのスケジュールを確認していました（今考えても謎儀式…）
所長がGoogleカレンダーにスケジュールを追加しておくだけで、全員が共有できるのにな…と当時は思っていました。
複数人で確認すべきスケジュールは、Googleカレンダーを使って管理するのがオススメです。
紙は紙、データはデータ
紙は紙だから意味があり、データはデータだから意味があると思っています。
- 紙のものをデータとして入力する
- データのものを紙として出力する
といった行為は、無駄な場合が多いので、極力避けて頂きたいのです。
例えば、
- 日報を紙に書き
- スキャンしてメールに添付して報告
- 紙はファイルに綴じる
というのは完全に無駄な行為です。
この場合、最初からデータで作ってメールで送るか、最初から紙に書いて綴じておくの二択です。
…これも、僕が昔とある職場でやらされていたことなのですが。
改善を訴えたのですが、「今までこれでやってきたから」「変えるほうが手間がかかる」と一蹴されました。
「思ったように利益が出ない」「手元にお金が残らない」「税金が高すぎる」
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入野 拓実中小企業やフリーランスの税務顧問、相続税申告のほかに、
自力申告・独立支援・法人化などのコンサルティング業務を行っています。
各種セミナー、執筆実績多数。
1989.3.6生まれ。妻・娘と3人暮らし。
スーツよりセットアップ派。
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