まだ小口現金管理してるの?キャッシュレス経理で効率化ノウハウ




小口現金や金庫の現金管理をしている場合、思い切ってキャッシュレスにすれば業務が効率化できます。

まだ小口現金出納帳つけてるの?

小口現金の管理には、非常に手間がかかります。

例えば、数百円の経費を精算するだけでも、

  1. 金庫からピッタリ同額を払い出し
  2. 領収書の回収、保管
  3. 現金出納帳への記帳
  4. 金庫の現金残高と現金出納帳の残高を照合
  5. 金種別(千円札何枚、百円玉何枚、1円玉何枚…)の管理
  6. お釣りの用意(両替)

といった手間がかかります。

加えて、金庫と現金出納帳の残高が1円でもズレていれば、その原因究明に何時間もかかります。

金庫の鍵の管理、預金口座への入出金、窓口での振り込みなどの手間も。

キャッシュレス決済が広まりつつある昨今、経理もキャッシュレスにすることでこれらの手間から解放されます。

金庫と小口現金を廃止し、経理を効率化してみましょう。難しいものではありませんので、以下を参考に会社のキャッシュレス化を進めてみてください。

キャッシュレス経理を実現するための4つのアイテム

キャッシュレスを進めるためには、次の4つのアイテムが必要不可欠です。

①法人用クレジットカード、電子マネー

経費の支払は、クレジットカードや電子マネーで行います。

代金は預金口座からの自動振替やチャージで支払うので、現金での清算が必要なくなります。

僕は経費精算用クレカを個人・法人で1枚ずつ、電子マネーはSuicaなどをApplePay(quickpay)で使っています。

法人用カードには審査がありますから、個人のクレジットカードを経費精算専用にするという手もあります。

②月1立替精算

とはいえ、カードが使えない経費もあります(役所の窓口で支払うものとか)し、従業員が多い場合、全員にカードを渡すのは現実的ではないでしょう。

割り勘とかもそうなるでしょう。


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そういったケースは、いったん従業員に立て替えておいてもらうしかありません。

ただし、その都度現金払いで精算するのではありません。

月1で締めて給料と一緒に振り込むのです。そうすれば、会社は現金を持たずに済みます。

キャッシュレス経理は、「会社が現金を使わない」ことが大切なのであって、社長や従業員が現金で経費を立て替える分には問題ありません。

個人なら事業主借、法人なら短期借入金(役員借入金)などの勘定科目で処理します。

立て替えについては、以前に記事にしています。

参考記事:現金出納帳を使わない簡単現金管理


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③ネットバンク

全ての口座をネットバンクにする必要もあります。

(ネット専業銀行を新たに契約する必要はありません。今お使いの銀行のネットバンクシステムを契約すればOKです)

法人の場合、手数料が1,000円~かかる銀行が多いですが、ネットバンクにはその手数料以上の価値があります。

振込や記帳のために店舗に行く必要がなくなりますし、後述する経理上のメリットもあるからです。

僕の場合、法人はゆうちょ銀行にしています。ネットバンク手数料が法人でも無料だからです。

④決済システムの導入

経費の支払だけではなく、売上の受け取りもキャッシュレスにしなければなりません。

現金売上をなくすためには、クレジットカード決済や口座振替の導入が不可欠です。

僕はクレジットカード決済はPayPal、口座振替は日本システム収納という会社のシステムを使っています。

キャッシュレス経理の3つのメリット

会社をキャッシュレスにすると、以下のようなメリットがあります。

経理が楽になる・時短できる

冒頭に書いたような現金管理の手間がなくなるのはもちろんですが、記帳が楽になるのも大きいです。

クレジットカード、ネットバンク、ネット決済システムといったようなものは、会計ソフトと連動して取引を自動的に仕訳にすることができます。

あるいは、取引明細をExcelデータとしてダウンロードし、会計ソフトにインポートするという方法もあります。

紙のレシートや通帳の明細を見ながら会計ソフトに入力…といった作業をしなくて済むのです。

今まで膨大な時間を割いていた現金管理&記帳作業の時間が短縮できれば、経営・財務分析などの経理本来の業務に力を注ぐことができます。

横領のリスクが減る

会社に現金を置いておかなければ、現金出納帳の改ざんや現金横領のリスクはなくなります。

現金管理の責任者を決める必要もないわけです。

社長自身がラク

何より、社長自身がラクになります。

「プライベートのサイフ」「仕事用のサイフ」と分ける必要もありませんし、経費を精算してもらう必要もないし、銀行に行く必要はないし、レジでの時間は短縮できるし、いいことづくめです。

最初は慣れないですし、現金を持たないことに対する不安もあるかもしれませんが、現金を持たない生活は慣れてしまえばとても快適です。


[編集後記]

昨日は、自分の確定申告書を提出したり、自社の給与支払報告書&法定調書を提出したり。

「沖縄行こうぜ!」と家族にプレゼンしたはずが、1泊でディズニーに行くことになりました。な、、、なぜ。。

この記事を書いた人 入野 拓実
独立3年目の30歳。自称「とっつきやすい系税理士」
『得意分野⇒フリーランスの法人化/中小企業の経営分析/自力申告サポート/独立起業支援』
ブログは平日毎日更新。遠方・スポットにも対応。セミナー自主開催。
1989.3.6生まれ。妻・娘(3歳)と3人暮らし。
エンジョイゲーマー・音楽オタク。基本カジュアル。
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ABOUTこの記事をかいた人

音楽オタクで一児のパパな30歳の税理士。 遠方の方やスポットのご相談にも対応しています。 得意分野 → 法人成り・財務分析・残るお金を最大化するためのアドバイス。 ブログは平日毎日更新、フリーランスや社長向けの財務・経理や、自分のワークスタイルについて書いています。