進まないペーパーレスに負けないためのアイディア&ツール&仕事術




僕のデスク周りには、基本的に紙の書類はありません。
保存する必要のある書類は全てデータ化していますし、データをプリントアウトすることもほとんどないからです。

ですが、仕事で全く紙を使っていないというわけではなく、

  • 法律とか行政サービスの対応の都合だったり
  • お客様側の理由だったり
  • 郵送されてきたり

などの理由で、ゼロではありません。

「何が何でもゼロにする」ではなく、「割り切って付き合っていく」というスタンスです。
紙と付き合っていく上でのスタンスや、使っているツールについて書いてみます。

紙をデータ化するための必需品「スキャナ」

モバイルスキャナ:Scansnap

スキャナの定番、Scansnap。一応持っています。

ただ、このScansnap、「ぶっちゃけ必要なかったな」と思っています。。理由は後述。

インクジェット複合機:Brother MFC-J6580CDW

プリントアウトする機会もあるので、複合機も一応持っています(FAX機能は使ってませんが)。

この複合機、3万円弱の製品ですが、必要な機能(コピー、プリント、スキャン、Wi-Fi、Evernote連動など)は一通り揃っています。

印刷の質については、レーザーで印刷したものと並べると見劣りしますが、そもそもプリントアウトする機会も少ないですし、じゅうぶんかなと。

で、買ってから気づいたのが「そもそも複合機を持っているなら、スキャナ単体って必要ないのでは?」という点。

当初は、

  • 複合機:事務所内でのスキャンや大量にスキャンしたいとき
  • Scansnap:ちょっとしたものや外出先でのスキャン用

という使い分けを想定していたのですが。。

そもそも外にいるときやちょっとしたものは、スマホでスキャンすればじゅうぶんだと気付きました。
Evernoteと連動できるスマホアプリ「Scannable」でスキャンし、Evernoteにアップロードされたデータを後で整理しています。

スキャナを乗せている台↓

そもそもスキャンする必要があるのか

なんでもかんでもスキャンすればいいというものでもありません。

保管する必要がないものは捨てればいいし、保管だけして見返さない&場所を取らないもの(僕の場合はソフトウェアの会員証とか保険証書とか)はファイルに綴じておくだけでもいいでしょう。

PDFビューワーには「PDF-Xchange Viewer」を使う

スキャンしたPDFデータを見るPDFビューワーには「PDF-Xchange Viewer」がオススメです。

EdgeやAcrobatReaderよりも、

  • 軽い
  • 編集・加工しやすい
  • タブ切り替えしやすい

といった点が気に入っています。

ホッチキスの針を取るときは、「はりトルPRO」

スキャンしたい書類がホッチキス止めされているときに活躍するのがコレ↓

ホッチキスの針を、ラクに、はやく外すことができます。

たまーに「めっちゃくちゃ分厚い書類の束」が「めっちゃくちゃ太いホッチキスの針」で綴じられていることがあると思います。
これ、外すの大変だし、途中で針が折れたりしてイライラするんですよね。
「はりトルPRO」を使えば、分厚い書類の太い針も、簡単に外すことができます。

書類の束がたくさんあって大量の針を外す必要があるときも活躍します。

のりはコクヨのドットライナーなど、テープのりを使う

領収書を貼ったりとかで、なんだかんだで「のり」は使います。


サービスメニュー
遠方の場合でも、ビデオ通話+PC画面共有などで対応しております。 【サービスメニュー】 【その他】

液状のりやスティックのりよりも、テープのりがオススメです。

テープのりを使えば、「はみ出してしまう」「フタを外す、戻す」「塗る」といったことを気にしなくて済みます。
糊付けしたい部分に引けばいいだけなので、ラクです。

書類の破棄は「機密文書リサイクルサービス」

僕は、シュレッダーを持っていません。
代わりに使っているのが、ヤマトの「機密文書リサイクルサービス」です。

不要な機密書類は箱に入れておくだけ。いっぱいになったら連絡すれば回収に来てくれ、安全に処分してもらえます。
シュレッダーと違って、紙が詰まったり、自分で捨てたりするストレスがなくなります。

こんな感じで部屋の隅に箱を置いておき、いらない書類は片っ端から入れています。
そもそも紙をそんなに使わないので、なかなかいっぱいになりませんが。。

大量に書類を処分したいときも良さそうです。

郵送は「Webゆうびん」

書類を郵送する必要があるときは、Webゆうびんを使っています。

送りたいPDFをアップロードし、あて先を入力すれば、郵送してくれます。
Webゆうびんを活用することで、封筒とか切手とか投函とか、そのあたりの手間がなくなります。

郵送する前に、「メールで済むのでは?」「データでいいのでは?」「そもそも送る必要あるのか?」を検討するのはもちろんです。

FAXを使うか、使わないか

僕はFAXを使いません(なくなったほうがいいと思っているものは使わないスタンスでもあるので)。
一応複合機をFAXにできるみたいですが、面倒なので設定もしていません。

独立してから「FAXがないから断られた仕事、受けられなかった仕事」は基本的にありません。
(例外は、税理士会関係の仕事。FAXしか受け付けてもらえません…なのでスルーしてますが)

勤めていた頃に、FAXで書類のやりとりをしていた方に、しれっとデータでお渡ししたら、喜ばれたことも多く。。
「できることならやっぱり皆も使いたくないんだな、そりゃそうだよな」と感じたことを覚えています。

契約書は「クラウドサイン」

クライアントと契約書を交わす時は、クラウドサインを使っています。

交付を受けた側は登録不要で契約書にサインできますし、フォーマットもわかりやすく、使いやすいサービスです。

なんといっても、印紙税がかからないのが嬉しいです。

メンタルを武装する

ここまで書いたことを実行するためには、ちょっとだけメンタルを武装する必要もあります。

しれっとデータで渡す・受け取る

今まで紙で渡していたものも、しれっと一度データで送ってみると、すんなり通ることも多いです。
紙で渡す=成果物が形として目に見える=ありがたみがある、というのもわからなくはないですが。。

紙の書類を送っていただいた際に、

  • 「郵送だと面倒でしょうし、次回からはデータでいいですよ~」
  • 「スマホで写真撮ってメールで送ってくれればいいですよ~」

などと伝えると、次回からデータになることも多いです。

スマホを使うことに罪悪感を持たない

  • 客先でスマホなんて…
  • スマホでスキャンなんて…

という声やイメージに負けてしまうと、効率化の道が閉ざされます。

(僕は、スキャン以外にもメモやデザリング、時間確認などで、お客様の前でもスマホを出します)

そもそもスマホはガラケーと違って電話機能がメインではありませんし、当然遊び道具でもありません。
同じ機能を持つタブレットなら許されるというのも、よくわかりません。
どちらも便利に使えるIT機器ですから、堂々と出せば良いと思うのです。

一声かけるとか、不快にさせないためのちょっとした気遣いは当然必要ですけどね。

「紙は苦手キャラ」を出していく

苦手なものはハッキリ苦手、と普段から言っておけば、仕事を依頼して頂けるのも同じ価値観の方のことが多いです。
「何だこいつ」って思う方と同じくらい、「わかるわ~」って思ってくれる方もいます。
なので、ビビらず発信したほうがトクかな、と。

合わない方の意見を「はいそうっすね」とスルーするためにも、メンタルを武装しています。


[編集後記]

昨日と今日はずっと一人で仕事。ゆったり仕事しています。
明日からは外出&面談が3日間続くので、ちょうどいいかなと。

ゆるーく売買してる株の調子は良いのですが、積立NISAはぼちぼちといった感じ。。

お好み焼き
必須具材→山芋(ふっくら感)、ちくわ(食感)
豚玉に飽きたら→紅しょうが(多いかな?くらいがおいしい)、魚介類

この記事を書いた人 入野 拓実
独立3年目の30歳。自称「とっつきやすい系税理士」
『得意分野⇒フリーランスの法人化/中小企業の経営分析/自力申告サポート/独立起業支援』
ブログは平日毎日更新。遠方・スポットにも対応。セミナー自主開催。
1989.3.6生まれ。妻・娘(3歳)と3人暮らし。
エンジョイゲーマー・音楽オタク。基本カジュアル。
twitter instagram
サービスメニュー
遠方の場合でも、ビデオ通話+PC画面共有などで対応しております。 【サービスメニュー】 【その他】

※当ブログの記事は、投稿日現在の法律に基づいて書いております。 改正や個別的なケースには対応していない場合もありますので、ご注意ください。






記事をシェアしてください!

ABOUTこの記事をかいた人

音楽オタクで一児のパパな30歳の税理士。 遠方の方やスポットのご相談にも対応しています。 得意分野 → 法人成り・財務分析・残るお金を最大化するためのアドバイス。 ブログは平日毎日更新、フリーランスや社長向けの財務・経理や、自分のワークスタイルについて書いています。