「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」という本を読みました。
勉強になったポイントをまとめてみます。
メールのベストタイミングは「翌日まで」。
僕は、打ち合わせの後、例えば定例の月次報告などの後に、打ち合わせ内容を要約したメールを送ることが多いです。
打ち合わせ中は様々な内容を資料や口頭でお伝えするのですが、一度で全てを理解していただくのは難しいものです。
だからこそ、口頭から文章に変えて、かつ時間差でお伝えすることで、お客様の理解がより深まるかな、と考えて要約メールを送るようになりました。
そんなに時間がかかるものでもないですし、お客様の理解が深まることは、長い目で見れば僕自身にとってもメリットがあるからです。
この要約メール、時間が空いた時にササッと書くことが多かったので、打ち合わせから3日くらい経って送ることが多かったのですが、
この本では、メールを送るベストタイミングについて、こう書かれていました。
おおむねどんなメールでも、ベストタイミングは「翌日」まで。
例えば、打ち合わせの相手に対しては、会ったその日のうちか翌日の午前中までに、お礼とともに打ち合わせ内容の「要約」を送ります。
セミナー来場者に対するお礼も、翌日の午前中までに送ればきちんと運営している主催者なのだということが伝わるでしょう。
言われてみれば、3日も前のことをメールされても優先度はかなり低くなってしまうでしょうし、
忘却曲線的に考えても、3日も空いてしまえば記憶のほとんどは抜け落ちてしまいますね…。
鉄と同じで、メールも熱いうちに打たなければならない。
きちんと読んでいただき、理解を深めていただくために、今後は翌日までに要約メールを送るようにしていきます。
伝えるべきことをもれなく伝えるためには「要旨」をしっかり書く
仕事上、複数の要件が入り混じったメールを送るときがあります。
例えば、
- 今回の打ち合わせの要約
- 次回の打ち合わせ時に用意しておいてほしいもの
とか。
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このうち、「次回用意してほしいもの」だけが先方に伝わらなかった、というようなケースが2回ほどありました。
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この本を読んで、「要旨の書き方が悪かったのだな」ということがわかりました。
メールの構成要素は、
- 宛名
- 挨拶
- 名乗り
- 要旨
- 詳細
- 結び
- 署名
の7つ。
1～3,6,7はほぼテンプレですし、力を入れて書くのは5の[詳細]です。
ですが、[詳細]をもれなく伝えるためには[要旨]をしっかり書く必要があります。
「要旨」ですが、ここには「なぜ、このメールを送ったのか」という説明が入ります。いわば、メールを送った「目的」です。
「○○の件でご相談があり、メールをお送りいたしました」 「××の進め方について、お尋ねしたいことがございます」
「○○の件でご報告があります」 「××について教えてください」 「△△の打ち合わせの件ですが、日程の変更をさせてください」 など、相手がどんなアクションをとるべきかわかるように、最初に要旨を明記します。
僕は[詳細]をわかりやすく書くことばかりに気を取られて、[要旨]の書き方が甘かったのだと思います。
先ほどのようなケースでは、「先日の月次報告の要約と、次回打ち合わせ時の必要書類についてご連絡です」のように書いておけばよかったのかなと。。
あと、件名にもしっかり要約を書くべきなんでしょうね。
今まで嬉しかったメール・嫌だったメール
今まで仕事をしていて、嬉しかったメールもあれば、嫌だったメールもありました。
嬉しかったメールは、追伸でプライベートのことについて触れて頂いたりとか、感謝していただけたりとか、タイミングがバッチリだったりとか。
毎日書くメール。僕も円滑に仕事を進めていくために、「メールが上手い人」を目指します。
メール関係の本、あと何冊か読んでみます。良書があればまた記事にしようと思います。
この本も、ぜひ読んでみていただければ。Kindleアンリミテッドなら無料ですし。
[編集後記]
先週金曜日は、新規クライアントと初めての月次。
記帳のアドバイスを中心に行いました。
「何事も自分から動くのが大事～」という言葉を友人S氏からいただきました。
「思ったように利益が出ない」「手元にお金が残らない」「税金が高すぎる」
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入野 拓実中小企業やフリーランスの税務顧問、相続税申告のほかに、
自力申告・独立支援・法人化などのコンサルティング業務を行っています。
各種セミナー、執筆実績多数。
1989.3.6生まれ。妻・娘と3人暮らし。
スーツよりセットアップ派。
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