マニュアルをクライアントと共有する理由・メリット・パワポでの作り方




クライアントには、マニュアルをお渡しすることも多いです。

マニュアルを作っている理由

顧問のお客様にノウハウを提供するときは、マニュアルを作ってお渡しすることも多いです。

直近で作ったのは、このマニュアル。

源泉所得税をe-tax(ネット)で納める方法をまとめたものです。
毎月毎月、納付書を手書きで書いて、金融機関に行って納める、というのは面倒ですから、
クライアントにもe-taxをオススメしています。

僕の方で全て受け持てたらいいのでしょうけど、
やはり、「ここまでは税理士が」「ここからは会社で」という線引きはあるものですので。
(源泉納付が半年に1回のところは、僕がパパッとやっちゃうこともありますが)

かといってもちろん、「こちらの仕事じゃないから」と投げるわけではなく、
クライアントがスムーズに処理できるような流れは作っておくべきと考えています。
そのためにマニュアルを作って、お渡ししています。

作成ソフトはパワーポイントです。

あまり見栄えが良いものではありませんが、まぁ要点がまとまっていて伝わればいいかなと…。
コンサル会社のような資料は、僕には作れません。

マニュアルを共有するメリット

マニュアルを作成するメリットとして、以下のようなことが挙げられます。

複数のクライアントで使いまわせる

汎用性の高いマニュアルを作っておけば、使いまわすことができます。

先ほどの「源泉所得税e-taxマニュアル」は、人を雇っているすべてのクライアントに対してお渡しできるものですし、
領収書の管理や、

マネーフォワードクラウドの基本操作といったことも、

多くのクライアントに提供できるものです。

1度作っておけば、後々ラクにはなります。

クライアントの理解が進む

クライアントの理解が進むというメリットもあります。



人間、口頭で一度説明されただけではすぐ忘れてしまいますし、深く理解はできません。
勉強だって、復習をして記憶を定着させたり、様々な資料に触れて理解を深めることが大切です。

それと同じで、マニュアルを渡しておくことで、

  • 時間をおいて読み返すことで記憶が定着する
  • 口頭から資料に媒体が変わることで、理解が進む

といったことはあるでしょう。

クライアントがいつでも見返せる

クライアントが「これどうするんだっけ」と思った時に、サッと見返すことができるのもメリットです。

毎回問い合わせて頂くのも悪いかな、と。
だったら情報をお渡ししてしまったほうがいいかな、と考えています。

自分がラクになる

本音を言うと、「自分がラクになる」ということもあります。

クライアントの理解が進む、いつでも見返せる、ということは、
何度も同じことを聞かれずに済む、手離れがよくなる、ということです。

結果、やり取りや工数が減り、自分だけではなくクライアントにとっても効率的になります。

「問い合わせに対応」「なんでもこちらでやります」という仕事も大切ですが、
問い合わせ自体を減らす工夫、抱え込むのではなく手放す、といったことも仕事のうちだと考えています。

(「いつでもお問い合わせください」とはもちろん伝えますし、実際にお問い合わせがあればすぐに回答しますが)

クライアントとの打ち合わせの後に、打ち合わせ内容のサマリーメールを送っているのも、同じ理由からです。

思考の整理になる・資料作成スキルが上がる

パワポで要点をササッとまとめることは、自分の思考の整理にもなりますし、資料作成スキルも上がります。

僕は、独立前までは、パワポやExcelでの資料作成はそれほどやっていませんでした。
なので、独立直後にお客様に渡していた資料のクオリティはひどいものでした。。

ブログでもへたっぴすぎる図解やグラフをアップして恥をさらしながら、それでも作り続けて、
まぁなんとか見られるレベルになったかな、と…。

まだまだへたっぴなので、勉強しなければいけませんが。。

マニュアルを共有する方法

マニュアルをどうやってクライアントと共有するか。
今のところ、メール・Dropbox・紙で手渡し、のいずれかを使っています。

ペーパーレス派の方にはメールかDropboxでお送りしますし、
紙派の方には紙で手渡ししています。

どちら派かわからない方には、紙で手渡ししつつ「データも送っておきますね」と。
ちょっと探りを入れたりもしています。


サービスメニュー
遠方の場合でも、ビデオ通話+PC画面共有などで対応しております。 【サービスメニュー】 【その他】

このあたりはクライアントに合わせればいいかな、と思っているところです。

パワポでのマニュアル作成方法

パワポでマニュアルを作る時は、次のようなことを意識しています。

汎用性を意識

マニュアルには基本的には「どのお客様にも当てはまる情報」だけを載せています。
お客様ごとの個別対応に関しては、補足資料を分けて作成しています。

汎用性の高い資料にすることで、使いまわすためです。

ゴシックを使う

フォントは、ゴシック体を使うようにしています。

  • ゴシック→見やすい(短文向け)
  • 明朝体→読みやすい(長文向け)

という性質があるためです。
具体的には、メイリオで統一しています。

1ページに1テーマ

1ページには、1つのテーマのみ解説するようにしています。
あれこれつめこみすぎず、「パッと見でわかる」という状態がいいかなと。

テンプレートを使う

自分でスライドマスターを作るのがベストですが、面倒であればテンプテートを使うという手もあります。

※パワポにデフォで入っているテンプレート類はオススメしません。
デザインがダサい上にとっ散らかっており、視認性が悪すぎるかと…。

テンプレートを使うなら、こちらのサイトで配布されているテンプレートがオススメです。

スライドマスターを使う

上記のサイトで配布されているテンプレートと似たようなスライドマスターを作り、最近はそれを使っています。

作り方の手順を載せてみます。
(素人丸出しですが、下手でも自分でやってみることが大事ってことで許してください)

まずは、表紙を作ります。
メニューバーの[表示]→[スライドマスター]でスライドマスターを開き、
[スライドマスター]タブの[背景のスタイル]で背景色を設定します。

印刷する可能性も考えると、薄めの色のほうがいいかなぁと。

次に、表紙のタイトル部分の文字設定として、
[ホーム]タブの文字の配置を上下中央にし、

[書式]タブで図形や文字色を設定します。

上記のテンプレート通り、色はネイビー、図形は四角にしてみました。

次はコンテンツのマスターを作ります。

「マスタータイトルの書式設定」と書かれている部分を、[ホーム]タブでフォントを縮小し、左上にドラッグします。

見出しとして使うための線を引きます。
[挿入]→[図形]で線を引き、

[書式]タブで色や枠線の太さを設定します。

補足のマスターは、コンテンツのマスターを[Ctrl+D]で複製し、背景の色を変えただけです。

これでクライアントごとの情報を、汎用性の高いコンテンツと区別します。

マニュアルについて、何か1つでも参考にしていただければ。


[編集後記]

昨日は、クライアントの月次打ち合わせ。

やっと晴れて暑くなってきたので、比較的元気です。
夏、好きなので。

この記事を書いた人 入野 拓実
独立3年目の30歳。自称「とっつきやすい系税理士」
『得意分野⇒フリーランスの法人化/中小企業の経営分析/自力申告サポート/独立起業支援』
ブログは平日毎日更新。遠方・スポットにも対応。セミナー自主開催。
1989.3.6生まれ。妻・娘(3歳)と3人暮らし。
エンジョイゲーマー・音楽オタク。基本カジュアル。
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ABOUTこの記事をかいた人

音楽オタクで一児のパパな30歳の税理士。 遠方の方やスポットのご相談にも対応しています。 得意分野 → 法人成り・財務分析・残るお金を最大化するためのアドバイス。 ブログは平日毎日更新、フリーランスや社長向けの財務・経理や、自分のワークスタイルについて書いています。