時間泥棒「電話」との付き合い方を考える




iPhoneはこの世の中の物で5本の指に入るくらい好きですが、電話そのものは嫌いです。。。

「今お時間大丈夫ですか」という決まり文句に、(大丈夫じゃないんだけどなぁ…)と思いつつ「大丈夫です」と返答するのは、独立を機にやめることにします。

その電話、メールorチャットでよくない?

働いていると「何故それを電話で?」と思うことが非常に多いです。

  • 「~の件はどうなっていますか」などの確認
  •  要望・修正・質問などの連絡事項
  • 「FAXしました。ご確認よろしく~」
  • 「メールを送りました。ご確認よろしく~」

まぁ要はちょっとしたホウレンソウや確認事項などです。会話のキャッチボールが1~2往復で終わるようなもの。

こういったことでいちいち電話されると、その都度手が止まってしまいますし集中力が途切れるので、正直仕事の邪魔になります。

この手の内容は、電話だとやり取りに30秒かかりますが、メールなら3秒で内容を把握できます。

電話をかけるほうとしても、この程度の要件なら絶対にメールのほうが楽だし早いです。

出なかった・担当者がいなかった時のかけなおしの手間がないし、定型文はツールなどで一瞬で入力できるからです。

(メールにおけるあいさつ文などはそもそも無駄・不要だとも思っています)

下2つはFAX使うのをやめてメールに添付。メールは常に確認するのが当然のツール。ということを理解すれば電話をする必要がそもそもありません。

同期型コミュニケーションのほうが良いと思われるケースでは、電話と同じく同期型であるチャットを使えば解決することも多いでしょう。

チャットなら返事を返すタイミングには自由度がありますし、どこでも受信ができますから、場所を選ぶ・仕事の邪魔になるという電話のデメリットはある程度解消されます。

まずはこのような「お互いにとって時間の無駄でしかない電話」を無くそうと思います。

電話のほうが良い場合・使い分け

とはいえ、電話のほうが効率的なケースもあります。

大きく分けると


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  1. 緊急時
  2. 文字より言葉のほうが伝わりやすい場合

①…これはまぁ当然というかやむを得ません。

②…文字だとものすごく長文になってしまう場合や、会話のキャッチボールの往復回数が多くなる場合は電話のほうが早いですし、伝わりやすいこともあります。

そういう場合は、チャットで大まかな内容をお互い確認する→今通話かけていい?→OK→チャットソフト上で実際に通話。これならスムーズです。

電話・メール・チャット・LINE・Skypeなど、今は様々な連絡手段があり、それぞれにメリットがありデメリットがあります。

それぞれのメリットを活かして活用すべきなのに、連絡手段=電話、と思考停止している人が多いことが問題です。

距離感を持つこと、相手の都合を考える想像力を持つこと、電話以外の連絡手段を知ることでこの問題は解決できます。

ちなみにデメリットも思い込みによるものが多いです。


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メールは定型文が多い→スニペットツールを使うor思い切って意味のない定型文を書かない

LINEは既読がつくから→既読つけたからってすぐ返さなければいけないわけではありませんし、単なる連絡事項の場合には、既読スルー=了解、の意味で使っていますし、そう解釈します。

ちなみにFAXにメリットは一つもありません。

世代差による価値観の違いもある

毎年話題になる「新入社員が電話取らない問題」

その手の記事を読むと、たいていが若い世代の消極性などについて書かれてますが…。

今の若い世代は、文字でのコミュニケーションが中心ですし、そもそも固定電話の使い方がよくわからない、という理由も大きいハズです。(電話が良い悪いとは別次元の話です)

カップルで電話番号交換しないなんて話もありますしね。。。確かにボクと妻もSkypeとLINEばかりで、番号交換したのは交際を始めてからだいぶ時間が経ってからでした。

中高生の頃から、友人とのやりとりはほぼMSNメッセンジャー(懐かしい…)かメールで行ってました。

電話を使うのは待ち合わせの時「今どこ?あーいたいた」ってやりとりをするときくらいでした。LINEが出てきてそれもなくなりましたが。

それくらい連絡手段としての電話の優先順位が低いですし、不便なものだと思っています。

知らない番号から電話がかかってきたら出ずにとりあえず番号でググる、というとビックリされたりします(僕にとっては常識だったのですが…)。

電話に時間を奪われないためにできること

会社勤めだと難しいかもしれませんが、フリーランスの場合は最低限にすることはできるハズです。

電話はしない人だと理解してもらう

僕は「電話に出ないキャラ」を確立している。電話で話す必然性のない用事なのに、やたらと気軽に人の電話を鳴らす者がいるが、僕は絶対に応答しない。相手がどんなに偉い人であろうが、僕は「電話に出ないキャラ」になると決めている。

引用元:堀江貴文氏「電話してくる人とは仕事するな」

ちょっとネットサーフィンしていたら、堀江貴文氏が新刊絡みのインタビューで電話について語っている記事を読みました。

「攻撃的だなぁ」とちょっと笑いつつも共感できる面が多かったです。今回の記事を書くキッカケにもなりました。

ホリエモンほど尖る必要はないと思いますが、笑

電話に出ないキャラを確立し、緊急時だけにして欲しいことを伝え、理由を説明し、メールを常に確認していることを理解してもらえば電話を減らせるでしょう。

それでも掛かってきたら…緊急時でないとわかり次第「メールでお願いします」と伝えればOKでしょう。

電話でのコンタクトという選択肢を無くす

具体的に言うと、名刺やウェブサイトに電話番号を載せない、などです。(実際そうしていますし、今後も載せるつもりは一切ありません)

そのせいで逃す仕事も多いでしょうが、そういう入り口の時点で合わない人との仕事はお互いストレスにしかならないと思うので、お互いにとって好都合でしょう。

知らない人とのファーストコンタクトで、電話の他に問い合わせフォームやメールなどの連絡手段があれば、迷わず後者を選ぶ人も多いハズです。

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この記事を書いた人 入野 拓実
独立4年目の31歳。自称「とっつきやすい系税理士」
中小企業やフリーランスの税務顧問、相続税申告のほかに、
自力申告・独立支援・法人化などのコンサルティング業務を行っています。
各種セミナー、執筆実績多数。
1989.3.6生まれ。妻・娘と3人暮らし。
スーツよりセットアップ派。
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