わかりやすい説明をするために気を付けている5つのコツ・ポイント




※質問(問題)に的確に答える娘氏

仕事柄、「何かを説明する」ことを日常的に行っています。

お客様と会って説明するのはもちろん、
ブログで説明する、図解で説明する、継続的に説明する、単発で説明するetc、
様々なパターンで説明を行っています。

 

そんな仕事ですから、「どうしたら伝わるか」「わかりやすい説明とは何か」ということを、
勤務時代から自分なりにずっと考え続けているつもりです。

その結果として、お客様に「わかりやすかったです」「面白かったです」と言っていただけるととても嬉しいものですし、

先日、雑誌の編集者さんに「流れがスムーズでとても読みやすかったです」と言っていただけたときも、「少しはブログを書いている成果が出たのかな」なんて思ったものです。

 

いつもブログを読んでいただいてる方、お会いしたことがある方はわかると思いますが、
僕に「文章力」や「トーク力」はありません。

だからこそ、何かを説明するときには、以下のようなことを意識しています。

結論から話す

質問に対しては、「はじめに結論を話す」ことが大切だと思っています。

 

例えば「コンビニで新聞買ったんですけど、消費税率は8%ですか?10%ですか?」と質問された時には、

「10%です。」と結論から話します。

「軽減税率の対象となる新聞は、週に2回以上発行されていて定期購読契約しているもので~」といった説明は後からです。

 

理由や過程をお伝えすることも大切なのですが、結論を先にお伝えしてからのほうが、それらも頭に入りやすいものです。

僕は自分自身が説明を受けるとき、理由や過程から長々と説明されると、
(で、結局どうなん!?いいから結論を教えてくれ)とイラッとします。

 

ちなみに、税理士試験の事例問題でも「結論→理由」という答案作成を叩き込まれましたし、
判例(裁判の判決)も「主文→理由」の順番です。



そういったことが染みついて、かつしっくりきているからこそ、「はじめに結論を話す」ことを意識しています。

考え方も話す

結論を伝えた後は、やはり考え方も伝えます。

 

たまに耳にする税理士に対する不満のひとつに、「きちんとした説明がなかった」というものがあります。

「税金は~円だから、払っといてね」と言われるだけで、どうしてそうなったのかの説明がない、聞いてもきちんと答えてくれない、といったようなことです。

「なぜそうなるのか」「どうしてそういうルールになっているのか」ということを説明しないと、お客様には納得していただけません。

具体的に話す

抽象的ではなく、具体的に話すことも大切だと考えています。

 

例えば、小規模企業共済を使った節税をご提案するのであれば、

「払った掛金は全額所得控除できるので、節税になります」という抽象的な説明より、


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「○○さんの場合、~万円掛金を払えば、年間で~万円税金が安くなります」という具体的な説明をします。

 

前者の説明では、節税効果がピンとこないので、実行に移しにくいです。

数字を出すこと・相手の立場に当てはめて伝えることが大切だと思っています。

余談を話す

考え方の説明をした後は、どうでもいい余談をお話しすることもあります。

最近だと、軽減税率関係の説明をするときは、国税庁が出している軽減税率に関するQ&A 個別事例編をお見せしつつ、どうでもいい話をしたりしました。

(問61を見つつ)「これ質問したの絶対スシローですよね」
(一体資産の説明で問88を見つつ)「マックのハッピーセットの件なんですよね」

みたいな。

 

税理士受験時代、余談や予備知識を話してくれる先生が好きでした。

記憶に残りやすいですし、税金がより身近なものに感じ、理解が深まるからです。

だからこそ僕も、余裕がある時には余談を話すようにしています。

相手の理解度に合わせて、用語を使い分ける

相手の理解度によって、使う言葉を変えています。

経理に明るい社長さんとお話しするときには、ある程度専門用語を交えてお話ししますし、
そうでない社長さんであれば、できる限り一般的な言葉に置き換えて説明します。

 

「電気通信利用役務の提供」とか言われてもわけわかんないと思うんですよね。

「ネットとか電話でサービスを受ける」って言えばいい。

多少語弊が生じる場合もあるのですが、お客様の判断に支障がなければ気にしません。

どこまで理解をしてもらう必要があるか?を考える

税金の制度について完璧に説明しようとすると、キリがありません。

1個の原則について、10個以上の例外とレアケースがあるからです。

 

お客様に説明するときには、お客様に当てはまる部分だけ説明するようにしていますし、

ブログを書くときには、自分で経理・申告しようとしている小規模事業者の方に当てはまる部分だけ書いています。

 

知っていることは余すことなく書きたくなりますし、同業者のツッコミが気になったこともあります。

間違ったことは書きたくない、知らないと思われたくない、という意識があったのです。

ですが、例外やレアケースに触れすぎた結果、本当に大切な部分が伝わらなければ本末転倒です。

「お客様や読んだ方の実務が問題なく回っていくこと」だけが大切なわけですから、今は気にしていません。


[編集後記]

昨日は、勉強を中心に。

娘が「動物園行きたかったのに~…」と言っていました。
彼女の中では、3連休中に動物園にいくことになっていたようです(そんな話したっけ?)。
もし月曜日に晴れれば、行ってもいいかなと。

この記事を書いた人 入野 拓実
独立3年目の30歳。自称「とっつきやすい系税理士」
『得意分野⇒フリーランスの法人化/中小企業の経営分析/自力申告サポート/独立起業支援』
ブログは平日毎日更新。遠方・スポットにも対応。セミナー自主開催。
1989.3.6生まれ。妻・娘(3歳)と3人暮らし。
エンジョイゲーマー・音楽オタク。基本カジュアル。
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ABOUTこの記事をかいた人

音楽オタクで一児のパパな30歳の税理士。 遠方の方やスポットのご相談にも対応しています。 得意分野 → 法人成り・財務分析・残るお金を最大化するためのアドバイス。 ブログは平日毎日更新、フリーランスや社長向けの財務・経理や、自分のワークスタイルについて書いています。