締め切り・期限ギリギリ・突発的なトラブルで焦らないためのスケジュール&タスク管理




スケジュール&タスク管理の重要性を再認識した話。

月末にfreeeが緊急メンテナンス

昨日(10/31)、クラウド会計ソフトfreeeが12時~15時あたりまで使用不能になっていました。

内容はよくわかりませんが、緊急メンテナンスだったということです。

「月末にメンテて…」という気もします。幸い、僕は昨日はfreeeを使う仕事はなかったので、Twitterのトレンドで知ったのですが。

 

Twitterのトレンドを少し眺めてみると、

  • 請求書発行できないじゃん
  • 給与計算今日中にやりたいのに
  • 月次を締めたいのに

といった声が。月末に行うと決まっている提携業務の担当者は大変だったと思います。

期限ギリギリにならないようにしようと改めて思った

仮に昨日、freeeを使った決算・申告業務を抱えていたとしたら、ヤバかったかもしれません。

 

税金の申告は、「月末に行う」ではなく、「月末までに行う」ものです。はやめに申告しても良いですが、遅れればペナルティがあります。

税理士がクライアントに、「ソフトのトラブルで申告期限に間に合いませんでした」なんて、恥ずかしくて絶対に言えません。

(そうなったらそうなったで、紙で出すとか、力技でなんとかしますけど)

 

他にも、eLtax(地方税のネット申告システム)にトラブルがあり、月末にサーバーが反応しなかったこともあります。

自分のトラブル(PCの故障、ミスの発覚、体調不良、交通機関の遅延とか)がないとも言い切れません。

期限ギリギリではなく、ある程度余裕をもって仕事を終わらせておくことの大切さを再認識しました。

期限ギリギリにならないためにやっていること

スケジュール・タスクに余裕を持つ

一番はやっぱり、予定や仕事量そのものを詰めすぎないことかな、と。

詰めすぎの基準ですが、僕は以下のようなことを目安にしています。


サービスメニュー
遠方の場合でも、ビデオ通話+PC画面共有などで対応しております。 【サービスメニュー】 【その他】



  • 申告が月の半ば(遅くとも15日)までにできているか
  • 「急ぎで」「なるはやで」が口癖の人と関わっていないか
  • 19時以後の帰宅が1週間に1度までで済んでいるか
  • 1週間に1度、予備日(予定&タスクが何もない日)が作れているか
  • 帰宅後や土日に仕事のことを考えずに済んでいるか
  • 勉強・趣味・期限のない仕事に時間を割けているか(いざというときに削れば時間を作れる)

要は期限ギリギリにならなければいいわけですし、不可抗力でギリギリになってしまった時も、何かを削って時間を作れればどうにでもなります。

僕の場合削ろうと思えば、ブログで2時間、ゲームで2時間、勉強で1時間、毎日5時間の余裕を作れます。そもそも削らずに済むようにしたいところですが…。

後はやっぱり、本来の期限ではなく、自分の中での期限を作ること。申告期限は月末だけど自分の期限は15日、というように。

僕は、今はまぁなんとかなっていますが、これ以上増えてしまうと正直厳しいです。要領が悪いせいもあるのですが…いずれにせよ気をつけねば。

代替手段を持ち、選択肢を増やす

PCやネット絡みのトラブルだったら、代替手段を持っておけばなんとかなります。

  • PC複数持ち
  • クラウドだけに依存しない(ローカルにもデータを持っておく)
  • 1つのソフト、アプリに依存しない
  • とりあえずバックアップ

あたりでしょうか。

実は昨日、freeeを使ったクライアントの月次をしていたのですが、必要なデータは事前にPDFやcsvでダウンロード済みだったので、メンテの影響は受けませんでした。

直近のデータはローカルで持っておくと役に立つかもしれません。もともとはfreee上で作業するのが面倒なのでそうしただけだったのですが。。

アナログ力を磨く

完全にネットがダウンしたら、アナログでなんとかするしかないので、アナログ(申告書の場合は紙、手書き)でも対応できるのがベストだと思います。

ただ、僕はその対応力を磨く練習はしません。

スキルアップに時間を使うならもっと他のことに使いたいし、スケジュール管理やデジタルの選択肢を広げる方が向いてると思うので。


[編集後記]

昨日は、月次、12月申告の準備などをゆるめに。

娘がみかんを食べていたので、顔を近づけて「ちょーだい」と言うと、「くれない!」と。独特の言語感覚が面白いです。

この記事を書いた人 入野 拓実
独立3年目の30歳。自称「とっつきやすい系税理士」
『得意分野⇒フリーランスの法人化/中小企業の経営分析/自力申告サポート/独立起業支援』
ブログは平日毎日更新。遠方・スポットにも対応。セミナー自主開催。
1989.3.6生まれ。妻・娘(3歳)と3人暮らし。
エンジョイゲーマー・音楽オタク。基本カジュアル。
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ABOUTこの記事をかいた人

音楽オタクで一児のパパな30歳の税理士。 遠方の方やスポットのご相談にも対応しています。 得意分野 → 法人成り・財務分析・残るお金を最大化するためのアドバイス。 ブログは平日毎日更新、フリーランスや社長向けの財務・経理や、自分のワークスタイルについて書いています。