勘定科目の基本的な部分についてまとめてみます。
勘定科目にルールはない
「○○ってどの勘定科目で処理すればいいですか」という質問を受けることがあります。
「○○ 勘定科目」といった検索キーワードでブログにいらっしゃる方もそれなりに多いです。
特に経費の勘定科目について悩む方が多い印象です。
ただ、誤解を恐れずに言えば、「勘定科目にルールはありません」。
ボールペンは、消耗品費でも事務用品費でもどっちでもいいし、
ガソリン代は、旅費交通費でも燃料費でもどっちでもいい。
何なら、オリジナルの勘定科目で処理したって別に構いません。
「経費」として処理する以上、どの勘定科目を使っても、利益は変わらないからです。
ルールはないけどセオリーはある
ただ、ルールはないけど、セオリーはあります。
以下のようなものです。
言葉としてしっくりくるものを選ぶ
勘定科目は、言葉のイメージとしてしっくりくるものを選ぶことが大切です。
ガソリン代を「旅費交通費」「燃料費」として処理するのは、どちらも正解ですが、
「交際費」は明らかに違うよね、という感覚です。
誰が見ても納得できるもの、奇をてらわず普遍的なものを使うことが大切です。
一度決めたら続ける
ガソリン代を「燃料費にする」と一度決めたら、燃料費で処理し続けましょう。
今年は燃料費、来年は旅費交通費、というのはよろしくありません。
データを見た時に、比較ができなくなってしまうからです。
雑費は使わない
何でもかんでも雑費にしてしまうと、決算書を見てもパッと見で何につかったかわかりませんし、外部の印象も悪くなってしまいます。
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雑費は基本的に使わないことをオススメします。
現金はなるべく使わない
現金も使わないほうが良いです。残高管理が面倒なので。
経費の支払は、法人は「役員借入金」、フリーランスは「事業主借」という科目を使いましょう。
個人の財布から立て替えた、という意味になり、現金の残高管理は不要になります。
（飲食店や美容室など、現金商売の場合は現金を使うしかありませんが）
「勘定科目の区分」だけは守る
ただ、勘定科目の区分だけは守る必要があります。
勘定科目は、大きく以下の4つに分かれます。
- 資産（お金、売掛金など）
- 負債（借金、未払金など）
- 収益（売上など）
- 費用（経費など）
マズいのは、この区分を間違える場合です。
例えば、30万円以上のPCを買ったら工具器具備品（資産）として処理すべきですが、
これを消耗品費（費用）として処理するのは間違い、ということになります。
区分別の勘定科目一覧表
フリーランス・小規模法人のための基本的な勘定科目を、
4つの区分ごとに一覧にしてみました。
できるだけ一般的なもの、かつ、勘定科目を少なくすることを意識してみました。
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資産
| 現金（事業主借や役員借入金で代用可） | レジや金庫、サイフの中の現金 （現金商売以外はなるべく使わない） |
| 普通預金 | 銀行口座 |
| 売掛金 | 未回収の売上代金 |
| 商品 | 棚卸在庫 |
| 前払金 | モノの購入代金を先払いした場合 |
| 前払費用 | 継続サービスの代金を先払いした場合（家賃など） |
| 工具器具備品 | 10万円以上のモノ |
| 車両運搬具 | 仕事用の車、バイク |
| 事業主貸（フリーランスのみ） | 事業用の口座から生活費を取った場合 |
負債
| 買掛金 | 未払いの仕入れ代金 |
| 未払金 | 仕入以外で、モノを後払いで購入した場合（固定資産、広告費、クレジットカード代金など） |
| 未払費用 | 継続サービスを後払いで購入した場合（税理士顧問料など） |
| 未払法人税等（法人のみ） | 法人税の未払分 |
| 未払消費税等（消費税の課税事業者かつ税抜経理の場合のみ） | 消費税の未払分 |
| 預り金 | 従業員の給与に対する源泉所得税・社会保険料・住民税、 税理士報酬に対する源泉所得税 |
| 短期借入金 | 借入金のうち、1年以内に返済する元本部分 |
| 長期借入金 | 借入金のうち、1年を超えて返済する元本部分 |
| 役員借入金（法人のみ） | 会社の経費を個人のお金で立て替えた場合 |
| 事業主借（フリーランスのみ） | 経費をプライベートのお金で立て替えた場合 |
収益
| 売上高 | 本業の売上 |
| 雑収入 | 本業以外の売上 |
| 受取利息（原則法人のみ） | 銀行預金の利息（個人事業主は事業主借で処理） |
費用
| 仕入 | 商品の仕入 |
| 役員報酬（法人のみ） | 役員に対する給与 |
| 給料手当 | 従業員（役員以外）に対する給与 |
| 法定福利費 | 社会保険料の会社負担分、労働保険料 |
| 福利厚生費 | 従業員に一律で支給するモノ、サービス、忘年会、歓迎会など |
| 広告宣伝費 | 求人、チラシ、DM、HP作成代、Google広告など |
| 交際費 | 接待、お中元、お歳暮、香典、お祝い、ゴルフなど |
| 会議費 | 打ち合わせ代、カフェ代、1人5,000円以下の飲食代など |
| 旅費交通費 | 電車バスタクシー通行料、ガソリン代、コインパーキング代、出張手当 |
| 通信費 | 携帯代、固定電話代、切手代、宅配便代、ネット代など |
| 消耗品費 | 10万円未満のモノ（備品）全般 |
| 修繕費 | 固定資産や備品を修理した時 （20万円以上の場合は固定資産になる場合もある） |
| 水道光熱費 | 水道代、電気代、ガス代など |
| 支払手数料 | 振込手数料、仲介手数料、税理士報酬、コンサルタント料 ネットサービス全般（evernote、サーバー代など） |
| 租税公課 | 印紙代、謄本 税金全般（自動車税、固定資産税、税込経理の場合の消費税） ※所得税、住民税はこれに含まれないので注意 |
| 減価償却費 | 資産を経費化する時に使用 |
| 保険料 | 損害保険料、車両保険料など ※社会保険料、労働保険料は含まれないので注意 |
| 外注費 | 外部へ業務委託をした場合の報酬 |
| リース料 | 仕事に使う備品などのリース代金 |
| 地代家賃 | 家賃、駐車場などの代金 |
| 諸会費 | 税理士会、商工会等、所属している団体の会費 |
| 新聞図書費 | 本、新聞代 |
| 研修費 | セミナー代、教材費など |
| 法人税等 | 法人税の中間納付分、期末に未払計上した法人税 |
悩んだら、いったん「仮払金」で処理しておく→後からまとめて修正、という方法がおすすめです。
[編集後記]
昨日は、クライアントの月次チェックを中心に。
「おおきく振りかぶって」を再読しています。
純粋に野球漫画として面白いなぁと。三橋のヘタレっぷりにイライラしますが…。
ヘタレ主人公ってあまり好きじゃないのかもしれません。
かといって大正義主人公もそれほど好きではなく、ダークヒーローが好きです。
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1989.3.6生まれ。妻・娘と3人暮らし。
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