「自動で経理」「簿記を知らなくても経理ができる」などが謳い文句の、freeeやMFクラウド会計などのクラウド会計ソフト。
導入すればそれだけで自動で経理を行ってくれる、というわけではありません。
また、クラウド会計ソフトの特性を理解せず、従来の会計ソフトと同じような使い方をしてしまうと逆に非効率になってしまいます。。。
今回は、クラウド会計ソフトで経理を効率化するためのポイントについて書いてみます。
クラウド会計ソフトで経理を効率化するためのポイント
クラウド会計ソフトで経理を楽にするためには、次の3つが大前提になります。
- 現金取引を極力なくす
- 銀行口座は全てネットバンクにする
- 経費は可能な限りクレジットカードで決済する
クラウド会計ソフトは、ネットバンクやクレジットカードなどと同期することで、明細を会計データ化することが最大の特徴です。
しかし、現金取引については、現状自動化がなかなか難しい面があります。
したがって、現金取引をできるだけなくし、クレカやネットバンクを通して決済することで自動化を進めることが重要です。
（経理を面倒にする原因が現金取引なのは、クラウド会計ソフトに限らず、ですが）
現金商売（美容室や飲食店のように売上を現金で回収する商売）では使えない、ということではありません。
現金商売の場合は、AirレジやスマレジなどのPOSレジを導入することで、売上データをクラウド会計ソフトに連携→自動化することが可能です。
まずはプライベートとは完全に切り離した、事業専用のクレジットカードとネットバンクを作りましょう。
そして売上も支払もそのネットバンク口座に集め、経費の精算は必ずクレカで行うようにする。
そうすることで、全ての取引をクラウド会計ソフトと自動連動させることができます。
経理の入力作業量は、現金・預金の入力が全体の7～8割くらいを占めています。
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ですからここを自動化することで、単なる作業にかける時間はグッと抑えることができます。
自社の取引自体をクラウド会計ソフト仕様に寄り添ってあげるイメージです。
設定を作りこむ
簿記の知識がなくてもできる！の意味
取引を会計的に表現する場合、
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- 日付
- 金額
- 取引内容
の3つの要素が絡んできます。
データを連動した時点で「日付」「金額」は取り込まれています。
取引内容をどう表現するか？ここが会計・簿記を理解していないと難しく、経理のハードルを上げている点なのですが、
クラウド会計ソフトだと、画面に沿って操作をすれば会計データとして落とし込んでくれます。
自動化するための設定作業が肝
一度登録した取引と同様の取引があった場合、自動で同じように処理してくれます。
実際の取引に合わせた細かいルール設定を行うことで、さまざまなパターンに対応させることも可能です。
この設定作業は、入力作業をするというより、クラウド会計ソフトに自社のことを教えてあげるイメージです。
登録をすればするほど・設定を作りこめば作りこむほど、クラウド会計ソフトが賢くなり、自動化が進んでいくのです。
手入力したら負け
クラウド会計ソフトの最大の魅力は「自動化」です。そもそも手動でデータ入力することを前提としていない作りです。
従来の会計ソフトと同じ使い方をしてしまうと、効率は30分の1くらいになってしまうでしょう。。。
会計事務所職員や経理部員が「クラウド会計ソフトは使いにくい」というのは、これが原因です。
手作業はどうしても自動化できない場合の最終手段です。。。
現金取引はExcelで入力→インポート
全ての経費をクレジットカードで支払えたら良いのですが、現金支払いのみの場合も多いです。
そういったサービスは利用しない！というわけにはいかず。。。どうしても現金取引は発生してしまいます。
クラウド会計ソフトには、レシートをスキャンすれば日付や金額を読み取ってくれる機能もありますが、精度がイマイチ。。。
修正を行わなければならないのが現状で、二度手間になってしまいます（スキャン→修正）。
「現金経費の自動化は難しい」と割り切って、ここは手作業で乗り切るしかないでしょう。
とはいえ、上述したようにクラウド会計ソフトで入力しようとすると、非常に効率が悪くなります。
現金出納帳や立替経費のデータ入力はExcelで行い、クラウド会計ソフトにインポートするのがベターでしょう。
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入野 拓実中小企業やフリーランスの税務顧問、相続税申告のほかに、
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1989.3.6生まれ。妻・娘と3人暮らし。
スーツよりセットアップ派。
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