交通費の経費精算・記帳は、モバイルSuicaを活用するとラクです。
地味に面倒くさい、電子マネー系の経理処理
Suicaなどの電子マネーは便利ですが、経理処理はちょっと面倒だったりもします。
- 経費とプライベートの出費がごちゃまぜ
- 履歴がない、なくした
- 残高管理が面倒
などの問題が発生しやすいからです。
かといって、チャージした時に領収書をもらってそれを手入力するのは面倒です。
クラウド会計ソフトにモバイルSuicaを同期しておけば、これらの問題からは解放されます。
履歴はアプリから確認できますし、そこからプライベートな出費も特定できますし、残高は自動的に同期されます。
導入
まずはモバイルSuicaの会員登録をします。
サイト上でもできるのですがわかりにくいので、アプリから登録したほうがラクです。スマホにSuicaアプリをインストールして、会員登録をしましょう。
会員登録が終わったら、会計ソフト（freeeやMFなど）に同期をします。
基本的な処理
同期したら、Suicaの使用履歴が取り込まれます。
こんな感じで、自動で旅費交通費として処理されるので、いつも通り登録していきましょう。
この場合では、
という仕訳が切られています。
モバイルSuicaの残高も、現金や預金の残高と同じように管理され、帳簿に載るわけです。
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プライベートの出費があった場合
Suicaをプライベートな出費に使ってしまった時の処理は、次の通りです。
画像の赤枠は、駅の売店で飲み物（たぶん）を買った時のものです。
電子マネーを使っている以上、まぁこういうこともたまにはあるでしょう。
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こういうケースでは、経費としてではなくプライベート出費として処理をします。
上画像の赤枠あたりをクリックし、
赤枠の[無視する]、
[プライベートな出金として登録する]→[登録する]をクリック。すると、次のような仕訳が切られます。
[プライベートな出金として登録]ではなく[無視する]を選択すると、残高が合わなくなるので注意してください。
こういった処理は面倒くさいので、プライベートの出費は個人のカードを使うのが一番ではあります（社用クレジットカードや他の電子マネーなども同じです）。
チャージした時に経費にする方法もあり
一番ラクなのは、モバイルSuicaにチャージした時に経理処理をする方法です。
モバイルSuicaは同期せずにクレジットカードだけを同期し、クレカ側でチャージ金額について[旅費交通費]として処理をします。
ただこの方法だと、プライベートな出金があった場合に対応できません。なので、僕は上述のちょっと面倒な方法を採用しています。
「Suicaは交通費だけに使う」と決められるのであれば、この方法がオススメです。
[編集後記]
昨日は、雑務やら、月次やら。
いつの間にか自宅にクリスマスツリーが。
今年ももうすぐ終わるんですね。
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入野 拓実中小企業やフリーランスの税務顧問、相続税申告のほかに、
自力申告・独立支援・法人化などのコンサルティング業務を行っています。
各種セミナー、執筆実績多数。
1989.3.6生まれ。妻・娘と3人暮らし。
スーツよりセットアップ派。
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