法人でも個人事業主でも、日々の領収書やレシートは保存しておかなければなりません。
こういう作業って面倒ですよね。できる限り楽に保存する方法について書いてみます。
スクラップブック・コピー用紙に貼る
基本的には「貼る」ことをオススメしています。
スクラップブックに貼る
月ごとに分けてスクラップブックに貼っていく、最も一般的な方法です。
万人向けのやり方です。
ちょっと規模が大きめの場合、下記のコピー用紙に貼る方法をオススメします。
コピー用紙に貼る
最もオススメする方法がコチラ。
用意するものは
- Ａ４コピー用紙
- 穴あけパンチ
- 綴じるもの（バインダーor黒ヒモ）
です。
税務調査の時に見られたりコピーや持ち帰ることを頼まれたりする場合があるので、裏紙を使うのはオススメしません。
コピー用紙は安いですからスクラップブックを使うより経済的です。
- 現金払い・カード払い・預金引き落とし・費目別・従業員別など、専用のページを作りやすい
- 後からページを自由に差し替えできる
など、自由度も高いです。売上2億超～の法人や、管理が複雑な形態の場合はこの方法をオススメします。
貼り方のポイント
楽に貼るためのいくつかのポイントを書いてみます。
雑に貼ろう！
月さえ前後しなければOKで、日付順にする必要まではありません。
-----スポンサードリンク-----
ボクはこんな感じで貼っています。
もっと重ねて貼ったり、曲がったりしていても全く問題ありません。
逆にスペースが空きまくっててもＯＫです。テキトーで大丈夫です。むしろ、テキトーにやってください。
几帳面な方だと、本当にまっすぐ・かつあまり重ならないように丁寧に貼っていたりします。
けど、このスクラップブックって見返すのは、チェックや税務調査の時くらいです。
保管するためにやっているだけの単なる作業ですから、時間を掛けないようにしましょう。
経理の入力作業を楽にするための分け方
一口でレシートと言っても、
- 現金払いのモノ
- カード払いのモノ
- 預金引き落としのモノ
- 従業員の経費精算
など、さまざまな種類があります。
それぞれどういった支出なのか分けておくことで、入力のダブりを防いだり、チェックを楽に行うことができます。
例えば、現金払いのモノとカード払いのモノがある場合、
こんな感じでページを分けておきましょう。
カード払いのモノを現金で入力→カード引き落とし時にまた入力でダブり、というミスがなくなります。
従業員に経費を立て替えてもらっている場合、「4月Ａさん」「4月Ｂさん」のように、従業員別かつ月別にわけると良いでしょう。
いくら返せばいいのかもわかりやすいです。
毎月大量に出るレシート（ガソリン代とか）がある場合、それ専用のページを作るのも効果的です。
クレジットカード払いの利用伝票・納品書・保証書なんかも一緒に貼ってしまおう
クレジットカードで払った場合、お店で貰える利用伝票だけでは消費税法上問題があります。
利用伝票と一緒に必ずレシートも保管しましょう。
ボクは納品書や保証書もレシートと一緒に貼っています。管理が楽です。
液状のりやスティックのりよりテープのりを使おう！
のりはテープのりがオススメです。
スティックのりや液状のりでありがちな、乾くのを待つ、つけすぎ・少なすぎなどのストレスがありませんし、時短になります。
封筒を綴じたりするのも、テープのりが一番楽です。
-----スポンサードリンク-----
封筒に入れる
月別に封筒を分けて、レシートを突っ込んでいく方法です。
売上1,000万円未満の個人事業主にオススメです。
貼る必要がないので、楽だし時短になります。
封筒のわかりやすいところに「平成29年5月」のように年月を書いておきましょう。
とても楽な方法なのですが、スクラップブックやコピー用紙を使うやり方に比べて、
- かさばりやすい
- 紛失しやすい
というデメリットがあります。
月別にファイルに入れてる方もいますが、レシートを紛失しやすいためあまりオススメしません。封筒がベターです。
レシートの量が多いと逆に時間を取られる場合も多いので、ある程度の規模になってきたら「貼る」方法にすることをオススメします。
貼る・入れるのは「入力してから！」
紙に貼ったり封筒に入れるのは、会計ソフトに入力してからにしましょう。（入力作業は理想は毎日、少なくとも週1ペースで行いたいです）
かさばってきたら貼って入力、という方が多いのですが、かさばる前に入力→入力したらすぐに貼ることをオススメします。
慣れるまでは面倒ですが、後々そのほうが楽になります。
入力→貼る→見返さない。この習慣をつけていきましょう。
理由としては次のようなものです。
- 経理の習慣付け・ミスの排除
- 入力する段階で事業に関係のないレシートを省く
- 見返さないからテキトーに貼ってOKになる
- レシートの文字が消えるのを防ぐ
理由①：経理の習慣づけ・ミスの排除
定期的に入力することで、日々のお金の流れや経費の状況を掴みやすくなります。
記憶が無くなる前に入力することで、思い出す時間のロスを防いだり、クレカ払いや預金払いをダブリ入力してしまうようなミスもなくなります。
入力したか未入力かわからなくなるといったこともなくなります。
理由②：入力する段階で関係ないレシートを省く
個人事業主の方にありがちなのが、サイフの中のレシートを全て貼ってしまうことです。
個人的な出費は当然ながら経費になりませんから、貼る時間が無駄ですし、貼ってあると入力してしまうかもしれません。
入力作業の段階で個人的なレシートを省いてしまいましょう。
理由③：見返さないからテキトーに貼ってＯＫになる
前述した通り、入力さえ終わっていればスクラップブックを見返すことは基本的にありません。
したがって貼る作業はテキトーでも大丈夫になります。
貼る→入力だと、テキトーに貼ると入力しにくいので二重に大変です。
理由④：文字が消えるのを防ぐ
レシートは感熱紙が使われていることが多いため、サイフの中に入れっぱなしだと文字が薄くなってしまいます。
金額や日付などが読めなくなってしまう場合も。。。
すぐに入力→貼ることで、これは防げます。
復活させる方法もあるみたいです。外部リンク：レシートの消えた文字の復活法【感熱紙の薄くなった文字を読める状態に戻す】
まとめて入力する場合
どうしても月1～の頻度でまとめて入力になってしまう場合には、とりあえず領収書を毎日貼って（封筒に入れて）おきましょう。
この場合はあまり雑に貼らないほうがいいでしょう。レシートが見にくくて入力作業が大変になります。
どこまで入力したかわからなくなるのを避けるため、１カ月単位で入力することをオススメします。月を跨いで入力することは避けましょう。
この場合は特に、立替払い・クレジットカード払い・預金引き落としなどは、専用ページを作り分けておくと良いです。
例えばこんな感じ。
それぞれの支払手段ごとにスクラップブックや封筒自体を分けてしまう、などの方法もあります。
まとめ
個人事業主は勿論、売上5億くらいまでの法人ならこんな感じの適当な保存方法で十分です。
ただの作業ですから出来る限り手を抜いて楽をしましょう。
短時間で効果的な経理をするためにも、毎日入力をする。入力したものはすぐに貼ることを習慣にしてみて下さい。
「思ったように利益が出ない」「手元にお金が残らない」「税金が高すぎる」
こういったお悩みを抱えている方に、
僕のノウハウを「ギュッ」と濃縮した「無料マガジン」をプレゼントします。
実際にお客様に提供し、僕自身も実践している内容を無料で公開！
また、平日毎日配信のLINE講座を読んでいただければ、事業で必要なお金の知識が自然と身につきます。
是非あなたのお仕事にお役立てください。
ダウンロード＆購読はこちら
入野 拓実中小企業やフリーランスの税務顧問、相続税申告のほかに、
自力申告・独立支援・法人化などのコンサルティング業務を行っています。
各種セミナー、執筆実績多数。
1989.3.6生まれ。妻・娘と3人暮らし。
スーツよりセットアップ派。
※当ブログの記事は、投稿日現在の法律に基づいて書いております。 改正や個別的なケースには対応していない場合もありますので、ご注意ください。
